Много лет назад исследователи Пинто и Слевин вывели интересную закономерность: 50% успеха любого проекта зависит от четко поставленных целей. Правило это универсальное. То есть, даже если вы хотите запустить новое IT-решение, начинать нужно именно с постановки четких целей. А точнее, проведения предпроектных работ и составления соответствующей документации.

Что такое предпроектная документация?

Это документация, которая создается еще до детального определения всех свойств и характеристик будущей IT-системы (они закладываются в проектных документах). Состоит она из 3 основных элементов: концепции, отчетов и технического задания. Для составления каждого документа нужно выполнить ряд предписанных действий, поэтому предпроектная документация и предпроектные работы – понятия взаимосвязанные и в целом даже синонимичные.

А точнее, бизнес-концепция будущей IT-системы или внедряемого решения. В этом документе заложена самая важная информация:

— суть бизнеса (что именно будет делаться);

— целевая аудитория (для кого это будет делаться);

— бизнес-модель (каким образом это финансируется);

— конкурентные преимущества (чем это решение выгодно отличается от других, уже существующих на рынке).

На основе этих данных выстраивается стратегия выхода на рынок и развития бизнеса с использованием запланированного решения.

 

И не просто отчеты, а детальный анализ выбранного сегмента рынка и ближайших конкурентов. Если в концепции вы определяете, как будете выводить решение на рынок, то на основании отчетов нужно понять, готов ли рынок вас принять. Иными словами, стоит ли сейчас запускать процесс и какова вероятность того, что он выстрелит?

Чаще всего исследовательскую деятельность для составления отчетов проводят параллельно с разработкой бизнес-концепции, а сами эти документы потом отлично дополняют друг друга.

 

Главный документ, регулирующий взаимодействия заказчика и исполнителя. Базовая структура техзадания включает:

— описание существующей IT-инфраструктуры;

— поставленные заказчиком задачи;

— требования к исполнителю и параметры для проверки его работы.

На практике 70% документа занимают бизнес-требования, а на функциональные и технические и требования припадает 20% и 10%, соответственно.

Бизнес-концепция, отчеты и техзадание – 3 кита, на которых держится вся предпроектная документация. Но, чтобы довести ее до совершенства, можно добавить еще 2 компонента – макеты и гайдлайн. Макеты – это не просто картинки, а наглядное представление данных, полученных в результате анализа огромного количества информации. Недаром работу над ними называют еще созданием графической концепции проекта. В дополнение к ней идет техническая спецификация, которая и называется гайдлайном.

Кто составляет все эти документы?

Как правило, маркетологи, процессные технологи, системные или бизнес-аналитики, то есть люди профессиональные и компетентные. Но нередко штатным сотрудникам просто не хватает квалификации для такой работы – тогда ее поручают третьим лицам. Например, специалистам компании-аутсорсера, которая разрабатывает ваш проект или просто выполняет часть работы.

Что вы получаете в итоге?

• четко поставленные цели и пути их достижения;
• точные данные для составления бюджета проекта;
• возможность проверить экономическую и концептуальную целесообразность бизнес-идеи;
• основу для написания других важных документов (функциональных требований и спецификаций, пресс-релизов, пользовательских инструкций и т.д.).

Но, что самое важное, предпроектная документация – это точка опоры для всего проекта. Основная ее задача – дать четкие ответы на 4 главных вопроса: Что мы делаем? Для кого мы это делаем? Каким образом мы будем это делать? Стоит ли вообще за это браться? То есть, предпроектные документы – это стратегическая основа любого бизнеса, поэтому, если вы настроены серьезно, игнорировать их никак нельзя.