Многие думают, что IT – это ненасытный зверь, проедающий огромные дыры в бюджете компании. Владение современной IT-инфраструктурой действительно влетает в копеечку. Но ее можно как спустить на ветер, так и потратить с умом. Сегодня мы расскажем, как проверить, рационально ли тратятся деньги на IT.

На что вообще уходят деньги?

на аппаратное обеспечение (закупку или аренду, поддержку, обслуживание и ремонт оборудования – от рабочих компьютеров до сетевой инфраструктуры);

на программное обеспечение (покупку лицензий, поддержку и обслуживание используемого софта);

на зарплаты персоналу (включая как штатных специалистов, так и разработчиков, тестировщиков, аутсорсеров и т.д.);

на обслуживание рабочих мест (оплату счетов за воду и электричество, уборку, аренду или содержание помещения);

на дополнительные расходы (обучение сотрудников, организацию конференций и командировок, оплату почтовых, транспортных, ремонтных и других непрофильных услуг).

Как видите, статей расходов много. И все их нужно включить в бюджет на IT. В идеале бюджет вообще планируется и прописывается заранее, чтобы потом можно было следить за его выполнением. Однако его еще нужно правильно оценивать.

Даже если компания до копейки вкладывается в запланированный бюджет, это еще не значит, что средства расходуются эффективно. Может, они вообще тратятся на не самые важные вещи. Например, все сотрудники сидят за новыми модными компьютерами, а рабочий софт уже безбожно устарел. В бюджет, вроде, вложились, а толку нет.

Точно так же не всегда есть повод радоваться, если удалось потратить меньше, чем планировалось. Возможно, экономия была достигнута за счет урезания действительно необходимых трат, и IT-инфраструктура просто недополучила нужных ресурсов.

К слову, превышение запланированного бюджета далеко не всегда свидетельствует о бездумных тратах и неуместном транжирстве. Очень часто дополнительное финансирование необходимо для развития инфраструктуры.

Только грамотная експертиза затрат на IT поможет установить, эффективно ли расходуются бюджетные средства. И даст ответы на очень важные вопросы, которые волнуют любого предпринимателя:

  

Как оценить эффективность затрат?

В принципе, получить общее представление о затратах на IT можно и самостоятельно. Например, ввести данные по основным статьям расходов в специальную программу и проанализировать, на что реально расходуются все эти деньги.

Но куда надежнее заказать профессиональный аудит у надежной компании, которая имеет опыт проведения такого рода экспертиз и пользуется куда большим инструментарием, чем дают бесплатные программы с интернета.

Аудит затрат на IT проводится в несколько этапов:

1. Оценка текущей значимости IT для бизнеса.
2. Анализ целей и требований, которые должны выполняться при помощи IT.
3. Сбор информации по бюджету, анализ трат (как явных, так и скрытых) и сравнение их с аналогичными показателями на рынке (так называемый бенчмаркинг, эталонное тестирование).
4. Составление отчета (точный подсчет стоимости использования IT-инфраструктуры с разбивкой на категории затрат, оценка прозрачности и целесообразности расходов, рекомендации по планированию или изменению бюджета с учетом актуальных потребностей бизнеса).

После такой оценки может оказаться, что средства тратятся неэффективно или скрытые затраты перетягивают на себя ощутимую часть бюджета. Или, например, что текущий бюджет вообще не соответствует поставленным требованиям к IT.

Профессиональная экспертиза разложит по полочкам всю финансовую стратегию компании, вскроет ненужные траты, от которых лучше вообще отказаться, и покажет, куда двигаться дальше. А это хорошее подспорье для оптимизации бюджета и повышения отдачи от IT.