Наличие собственного IT-отдела дает +10 очков к репутации любой компании, но по факту еще ничего не гарантирует. Как же узнать, насколько эффективно работают айтишники и что они делают для общего дела? Очень просто – провести аудит эффективности IT-службы.

Что это такое?

По определению, это экспертная оценка компетентности специалистов.

А если проще, то проверка, которая помогает узнать, насколько эффективно работают сотрудники, обслуживающие IT-инфраструктуру компании.

В идеале проводить такой аудит нужно регулярно. Но чаще всего к нему прибегают в экстренных ситуациях:

изменения в работе компании (например, она была поглощена более крупным предприятием или продала часть своих акций сторонним инвесторам);

нововведения в стратегическом плане компании (постановлены новые цели на определенный период, заданы конкретные показатели, которых нужно достичь во что бы то ни стало);

проблемы в системе безопасности (IT-инфраструктура плохо защищена, из-за чего безопасность корпоративных данных находится под угрозой);

оценка квалификации сотрудников (в ходе общего аудита безопасности появилась необходимость в проверке профессиональных качеств сотрудников).

Аудит IT-службы позволяет узнать, насколько эффективно работают привлеченные специалисты и соответствует ли имеющаяся IT-инфраструктура потребностям бизнеса.

Такой аудит дает ответы сразу на несколько вопросов:

• Целесообразно ли расходуются средства на содержание штатного персонала?
• Соответствует ли комплектация IT-отдела текущим потребностям?
• Каким образом IT-служба влияет на продвижение и развитие бизнеса?
• Какие риски присутствуют в текущем формате работы IT-службы? Как их можно обойти или управлять в случае необходимости?

Западные страны уже привыкли к регулярному аудиту IT-служб. Для них это – проверка дееспособности нанятых кадров. У нас же чаще всего аудит заказывают компании, столкнувшиеся с конкретной проблемой. Например, отдел уже работает неэффективно, он плохо организован, а сотрудники не справляются со своими обязанностями.

Как проводят аудит?

Чаще всего аудит IT-службы заказывает генеральный или технический директор компании. Именно с ним обсуждается план будущей проверки. Как правило, выглядит он следующим образом:

Общий анализ корпоративной IT-инфраструктуры (какие системы и сервисы уже имеются, достаточно ли их для потребностей бизнеса, какие функции они выполняют и что это дает).

 

Анкетирование руководства и рядовых сотрудников (какие именно функции возложены на IT-службу, что от них зависит, выполняются ли они в полном объеме).

 

Анализ процедур и регламентов (насколько эффективно работает IT-отдел, располагает ли он готовыми схемами реагирования на конкретные ситуации?).

 

Аттестация сотрудников (насколько компетентны задействованные специалисты, хватает ли их профессиональных знаний и навыков для эффективного выполнения должностных обязанностей?).

 

Анализ загруженности IT-службы (с какими задачами она работает, хватает ли ресурсов для их выполнения, насколько удовлетворены пользователи инфраструктуры работой службы технической поддержки?).

Что это дает?

Во-первых, в ходе аудита заказчик формулирует конкретные требования к IT-службе и критерии для оценки эффективности ее работы. Очень часто гендиректора вообще не понимают, для чего нужны айтишники и какую роль они отыграют в функционировании всего бизнеса.

Во-вторых, заказчик получает перечень всех актуальных информационных систем и требований касательно их обслуживания. Кроме того, он может ознакомиться с реальными данными по работе IT-службы в формате «Что нужно – Что уже есть – Что еще нужно сделать». Используя эту информацию, он может повысить эффективность работы всей IT-инфраструктуры, что благоприятно скажется на всех связанных бизнес-процессах.

В-третьих, он получает объективную оценку профессиональных качеств нанятых сотрудников и понимает, кто и что делает для развития его бизнеса.

И наконец, он видит слабые и сильные стороны IT-отдела и формулирует четкие требования касательно его реорганизации. А эффективная IT-служба – это неоспоримый козырь на современном рынке.