Как вы уже знаете, под IT-аутсорсингом понимают передачу работ по обслуживанию IT-инфраструктуры специализированному подрядчику (аутсорсеру). Передавая IT на аутсорс, вы экономите деньги, освобождаете часть производственных ресурсов, получаете доступ к новейшим разработкам и оптимизируете бизнес-процессы. Но только в том случае, если все сделаете правильно.

Здесь и зарыт главный камень преткновения – как правильно передать IT на аутсорс? На что обращать внимание в первую очередь? Мы подготовили несколько советов, которые помогут вам не попасть в неудобные ситуации.

1. Оцените свою готовность к аутсорсингу

• IT не является профильным направлением вашей компании?
• Но специфика вашего бизнеса предполагает наличие развитой IT-системы?
• Тем не менее, у вас нет прямой необходимости содержать собственный штат IT-специалистов?

Если все 3 раза вы ответили «да», IT-аутсорсинг вам не помешает. Но нужно еще убедиться, что компания готова к новому формату работы. Часто компании прибегают к услугам аутсорсеров тогда, когда им не хватает компетенции штатных администраторов. Это нормально, так как в одном техническом специалисте часто нельзя совместить абсолютно все знания и навыки, которые потребуются для реализации всех IT потребностей бизнеса. Иногда обращаются с целью экономии. В таких случаях мы рекомендуем сопоставить затраты на аутсорсинг с затратами на содержание штатных специалистов  всех компетенций, которые Вам требуются. Не забывайте учесть то, что Вы не только выплачиваете зарплаты сотрудникам, но и платите социальные налоги на их заработную плату, организовываете рабочий процесс/место/условия, тратитесь на поддержание самой инфраструктуры и т.д.

Обратите внимание! Если в компании функционирует информационный отдел (а он сейчас имеется практически на каждом предприятии), при передаче IT на аутсорс его сотрудникам предстоит управлять работой подрядчиков. Но не все «технари» могут переквалифицироваться в менеджеров. Если не хотите терять ценные кадры, при возможности переведите их в аутсорсинговую компанию.

2. Выберите надежного партнера

От этого зависит качество предоставляемых услуг, а значит и эффективность самого перевода IT на аутсорс. Выбирайте проверенные компании, которые могут предоставить собственные кейсы, то есть примеры успешно выполненных проектов. Если есть возможность, пообщайтесь с их клиентами – довольны ли они работой аутсорсера?

3. Составьте правильный договор

Взаимоотношения между заказчиком и исполнителем регламентируются особым договором – SLA (Service Level Agreement, «Соглашение об уровне предоставления услуг»). Помимо стандартных пунктов, в таком документе важно тщательно прописать 4 важных момента.

Объект аутсорсинга – какие процессы и в каком объеме вы передаете на аутсорс.

Совет: Если передаете на аутсорс некий процесс, передавайте его целиком. Все IT-процессы состоят из множества взаимосвязанных компонентов – передавая их по отдельности, вы рискуете снизить эффективность работы всей системы. При этом ваши возможные претензии к аутсорсеру будут беспочвенными. А если передаете динамичный объект IT-инфраструктуры, сразу обозначьте это в SLA, иначе договор придется постоянно переделывать.

Качественные показатели процесса – частота оказания услуг и восстановления в случае сбоя.

Совет: прописывайте частоту обслуживания отдельных элементов IT-инфраструктуры в зависимости от того, насколько часто они используются и насколько важны для функционирования системы.

Контроль над качеством услуг – показатели для отчетности аутсорсера.

Совет: сразу определите главные параметры отчетности, которые имеют реальное значение для вашего бизнеса (среднее/максимальное время реакции и простоя, показатели производительности системы и т.д.). Некоторые компании намеренно предлагают расширенный список параметров проверки – соответственно, цена за их услуги возрастает.

Штрафные санкции – компенсации на случай ухудшения качества предоставляемых услуг.

Совет: прописывайте в договоре компенсацию за ухудшение отдельных показателей качества – так вы обезопасите себя от возможных простоев в работе и убытков.

4. Распределите ответственность

Распространенная проблема компаний, передавших IT на аутсорс – снижение или утрата контроля над важными бизнес-процессами. Чтобы избежать подобной участи, запомните простое правило:

Держите руку на пульсе основных показателей, которые Вы прописываете в договоре с IT-аутсорсинговой компанией. Это можно организовать, например, с помощью регулярной отчетности по инцидентам, которые решаются в течении месяца. Количество инцидентов, их типы, локализация всегда правдиво покажут на слабые места в работе инфраструктуры.

Следуйте этим рекомендациям и все сделаете правильно!