Давно работаете над проектом, но до сих пор не можете понять, что и как устроено? Решили еще раз просмотреть техническое задание, но найденные записи не отображают даже половины актуального функционала, а числовые метрики вообще ни о чем не говорят? Возможно, дело в том, что документация проекта давно устарела или создавалась наспех, по остаточному принципу. Или, может, вы вообще впервые слышите о документировании IT-проектов, а само слово «документы» ассоциируется у вас с пережитками советской бюрократии?

Что ж, пришло время узнать правду – если вы хотите успешно вести проект и пользоваться всеми возможностями IT, без четких описаний и документирования не обойтись.

В противном случае вас ждет путаница, хаос и тщетные попытки найти ответы на вопросы: Как это работает? Почему это не работает? Что теперь делать?

Документация – это рабочее пространство вашего проекта. В любой момент любой сотрудник может быстро найти нужную информацию и понять, как решать конкретные задачи. А еще документы избавят вас от ненужных конфликтов, ведь в них четко прописано, кто что делает, кто за что отвечает, как работает система и что делать, если что-то пошло не так.

Документирование нужно вам, если вы хотите:

• обеспечить слаженную и грамотную работу всех сотрудников;
• получить уверенность, что в случае сбоя система и все подключенные сервисы будут быстро восстановлены;
• вести учет IT-активов, планировать и оптимизировать затраты на их обслуживание;
• актуализировать нормативную базу компании, вовремя заменять устарелые регламенты и инструкции;
• упорядочить работу IT-отдела, сделать ее эффективной и понятной другим сотрудникам.

И главное – описывая и документируя IT-инфраструктуру, вы лучше понимаете, как она работает. А видя функции отдельных компонентов и их связи между собой, можете принимать действительно эффективные управленческие решения.

Документы бывают разными, и вы сами решаете, какие из них для вас первостепенны, а без каких можно обойтись. Крупные компании, сильно зависящие от IT, разрабатывают целый комплекс документации.

Предпроектная

отчеты, концепции, техническое задание

 

Проектная

задачи, спецификации, стратегии

 

Рабочая

схемы инфраструктуры, описания конфигураций

 

Эксплуатационная

инструкции, руководства

 

Административная

регламенты, должностные инструкции

 

Обучающая

учебные материалы для новых сотрудников

 

И что, теперь придется составлять всю эту документацию?!

Конечно, нет. Вы всегда можете привлечь к этой задаче специализированного подрядчика, например ITSource.

                                                                          Как это работает у нас?

 Оцениваем существующую документацию (если таковая имеется), определяем ее актуальность и уровень соответствия задачам бизнеса и производственным процессам.

 Находим единый стандарт для документирования вашего проекта, предлагаем общую концепцию фиксации и документирования информации о работе IT-инфраструктуры.

 Подбираем и внедряем программное обеспечение для документирования изменений, фиксации запросов на изменение (если оно оправдано спецификой инфраструктуры) и/или описываем схему внесения изменений в документацию и план оповещения участников IT-процеса.

Создаем модель IT-инфраструктуры и описываем все ее компоненты и особенности использования отдельными группами пользователей IT-инфраструктуры.

 Объясняем, как и кому необходимо использовать каждый отдельный компонент IT-инфраструктуры. Что и когда предпринимать в случае возникновения проблем либо непредвиденных ситуаций.

Придумать хороший IT-проект – бесценно. А уже для его описания, внедрения и дальнейшей поддержки существуют специализированные компании.