Ни для кого не новость, что современный бизнес уже не может обойтись без IT. Использование новейших информационных технологий позволяет не только держаться на плаву, но и успешно развиваться, осваивать новые ниши рынка и эффективно управлять производственными процессами. Но далеко не каждой компании под силу содержать собственный штат IT-специалистов, да и не всегда в этом есть объективная необходимость. Что уж говорить о тратах на обслуживание IT-инфраструктуры, которые часто не просто влетают в копеечку, а создают огромные дыры в бюджете.

Мы уже говорили о том, что порой гораздо выгоднее перевести IT на аутсорс и переложить часть ответственности на сторонних подрядчиков. Рассуждали о плюсах и минусах такого решения, давали практические советы и расписывали все этапы процедуры. Теперь пришло время поговорить о моменте, который часто ускользает от внимания заказчиков – знакомстве персонала с новыми условиями работы.

К чему готовить свой персонал?

Компании, передающие управление IT-инфраструктуры аутсорсеру, делятся на 2 типа:

• те, которые содержат штат айтишников;
• те, у которых нет собственного IT-отдела.

Начнем с конца, то есть с компаний, не располагающих штатными специалистами по IT. Казалось бы, все просто – они поручают нужные функции подрядчику и вздыхают с облегчением. Но не тут то было!

Аутсорсеры – это не просто абстрактные специалисты, в поте лица работающие над обслуживанием доверенной системы. Это равноценные коллеги и соучастники бизнес-процесса, которых нет рядом, но которые впряжены в ту же повозку, что и другие работники компании. Соответственно, штатным сотрудникам и аутсорсерам нужно как-то взаимодействовать и решать рабочие вопросы, чтобы принести максимальную пользу бизнесу.

Если в компании уже функционирует IT-отдел, все еще сложнее. Штатным и аутсорсинговым специалистам нужно конструктивно разделить обязанности и синхронизировать свою деятельность. В противном случае их работа может стать наглядной иллюстрацией басни про лебедя, рака и щуку – движений много, а воз и ныне там. Поэтому знакомство персонала с новыми условиями – обязательное условие, без которого передача IT на аутсорс сильно потеряет в плане качества.

Как все происходит на практике?

Как только компания заключила договор о сотрудничестве с аутсорсером, нужно приступать к обучению персонала. Штатные сотрудники должны понимать, как изменятся (и изменятся ли вообще) их обязанности, как им взаимодействовать с подрядчиком и что делать в экстренных ситуациях. Для согласования работы Заказчика и аутсорсера используется договор SLA, о котором мы тоже говорили ранее. Это еще одна причина, почему нужно с особой щепетильностью подойти к составлению документа и прописать в нем все нюансы предстоящего сотрудничества.

• Сотрудники, никак не связанные с обслуживанием IT-инфрастуктуры, должны получить четкие инструкции по взаимодействию с обновленной информационной системой. Если подрядчик вводит в эксплуатацию новое оборудование или программное обеспечение, информация об этом должна быть донесена каждому пользователю.
• Со штатными IT-специалистами все еще интереснее – из рядовых исполнителей они становятся менеджерами, которые контролируют процесс оказания услуг аутсорсером. Соответственно, весь персонал должен пройти обучение, чтобы эффективно справляться с новыми обязанностями.

Кроме того, в большинстве случаев именно аутсорсер управляет правами доступа сотрудников, осуществляет настройку серверов и оборудования, заведует системой безопасности и консультирует пользователей. Поэтому при переводе IT на аутсорс инструктаж всего персонала компании обязателен. Ненужная экономия на одном этом пункте может привести к значительным тратам в будущем.